Studenci   ubiegający  się  o  stypendium   Erasmus   muszą   wypełnić   odpowiedni   formularz i dostarczyć go razem z dodatkowymi dokumentami do Biura Karier PWSZ w Suwałkach
Z formularzem aplikacyjnym oraz wszystkimi załącznikami student powinien udać się do Instytutu, w którym studiuje w celu uzyskania zgody Dyrektora na wyjazd.

  1. Wytypowani studenci zgłaszani są przez Biuro Karier do uczelni partnerskich. Następnie otrzymane z zagranicy aplikacje i inne dokumenty przekazywane są zainteresowanym studentom.
  2. Studenci  przygotowują  dokumenty  i  wysyłają je samodzielnie do uczelni partnerskich.
  3. Za merytoryczną stronę wyjazdu odpowiedzialny jest Koordynator Erasmusa. Przed wyjazdem każdy student zobowiązany jest wypełnić pod jego opieką formularz Learning Agreement (uzgodnienie programu, który będzie realizowany w uczelni goszczącej) i uzyskać na nim podpisy dwóch osób: Koordynatora Erasmusa i Dyrektora Instytutu.

    Program  w  "LA"  musi   zapewnić   zdobycie   30  kredytów   ECTS   na   semestr   lub  60 kredytów na rok.
    Niektóre uczelnie wymagają od kandydatów formularza Transcript of Records (spis dotychczasowych zaliczeń i egzaminów), który należy wypełnić samodzielnie i przedłożyć do potwierdzenia w Instytucie.
    Formularze "LA" i "ToR" dostępne są na stronie internetowej Erasmusa
  1. Przed wyjazdem studenci mają obowiązek załatwić formalności związane z legalizacją pobytu i ubezpieczeniem zdrowotnym na czas pobytu za granicą. Aby potwierdzić posiadanie ubezpieczenia zdrowotnego w krajach UE, należy złożyć do Narodowego Funduszu Zdrowia wniosek o wydanie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) - do pobrania na stronie http://www.nfz.gov.pl/new/

    Zwracamy   uwagę,   że  ubezpieczenie  zdrowotne  nie  jest  tożsame  z  ubezpieczeniem od  następstw  nieszczęśliwych  wypadków.  Zalecane jest więc wykupienie dodatkowego ubezpieczenia NW.
    Ubezpieczenie  zdrowotne  na  cały  czas  studiów za granicą obowiązkowo wykupują osoby, które wyjeżdżają do krajów niebędących członkami UE (Turcja).
  2. Najpóźniej dwa tygodnie przed wyjazdem studenci zgłaszają się do Biura Karier  w celu podpisania umowy cywilno-prawnej STUDENT – PWSZ w Suwałkach. Konieczne są następujące dokumenty:
  • dowód osobisty (w celu uzupełnienia do bazy danych numeru PESEL);
  • dokument bankowy poświadczający posiadanie rachunku osobistego (umowa z bankiem lub wyciąg),
  • wypełniony i zaakceptowany w Instytucie Learning Agrement,
  • EKUZ (lub polisa ubezpieczeniowa - patrz: punkt 4).

    W umowie podaje się numer konta osobistego w banku (najwygodniej walutowego, ponieważ unika się przewalutowania z EUR na PLN), na który zostanie przelany grant. Konto musi być założone w banku mającym siedzibę na terenie Polski. Wszelkie opłaty związane z dokonaniem przelewu pieniędzy na konto studenta potrącane są z przekazywanego grantu ERASMUSA.
    Przy podpisywaniu umowy w Biurze Karier studenci otrzymują zaświadczenia konieczne do przedłożenia za granicą w odpowiednich urzędach, celem zalegalizowania pobytu. Pełną informację odnośnie zasad legalizacji pobytu studentów za granicą oraz wymaganych dokumentów można znaleźć na stronach http://www.msz.gov.pl
  1. Studenci, którzy w roku akademickim/semestrze poprzedzającym wyjazd w ramach Erasmusa wypracowali sobie stypendium naukowe, socjalne lub inne, w czasie pobytu za granicą nadal będą je otrzymywać.
  2. W pierwszym miesiącu pobytu za granicą studenci załatwiają formalności pobytowe oraz przesyłają do Biura Karier kopię potwierdzenia przybycia do uczelni partnerskiej ("Confirmation of Arrival"). Jest to warunek wypłaty grantu.
  3. W terminie dwóch tygodni od powrotu do Polski ze studiów za granicą studenci zgłaszają się do Biura Karier, aby przedłożyć konieczne do rozliczenia dokumenty - oryginał "LA", Transcript of Records (wykaz zaliczeń z uczelni partnerskiej) oraz potwierdzenie czasu pobytu w uczelni zagranicznej. Raport studenta (ankieta) składany jest wyłącznie on-line i wysyła się go bezpośrednio do Agencji Narodowej Programu Erasmus.